Gerência em tempos de crise
Autor: Ivan Fonseca
Quando o dinheiro fica escasso, os recursos necessários para realizar o trabalho também ficam. Nesta situação, fazer com que um projeto tenha sucesso é mais difícil, mas não impossível. Acredite você ou não, a falta de dinheiro, tempo e pessoal pode trabalhar a seu favor. O que você tem que fazer é aplicar suas habilidades para escolher os melhores projetos, formar a equipe certa e adotar uma abordagem vencedora. Enquanto outros desistem ou postergam os projetos, você pode seguir em frente e se diferenciar em tempos de ‘vacas magras’. Vamos lá:
1. Escolher os melhores projetos
Geralmente a escolha se dá pelos projetos de melhor retorno e menor risco, entretanto, quando o dinheiro é escasso e o crédito é curto, os melhores projetos pode ser aqueles que apresentam:
a. Baixo custo de capital: Projetos que exigem grandes investimentos têm custo absoluto mais alto. Portanto, escolha projetos que exigem menos investimento ou faça a decomposição de um projeto caro em vários subprojetos mais barato. É uma boa estratégia! Você pode implementar os subprojetos, obter resultados parciais e, com isso, obter mais recursos para concluir o todo.
b. Curto prazo: Projetos com duração superior a seis meses dificilmente contribuirão com os resultados de curto prazo da organização. Portanto, esqueça-os! Use a tática da decomposição funcional para pôr em produção subprojetos que possam trazer resultados a curto prazo, mesmo que estes resultados sejam parciais.
c. Reutilização: Dada uma condição de baixo custo de capital é importante escolher projetos que possam usar a infraestrutura existente. Esta estratégia diminui, e muito, a necessidade de investimentos. Outra boa estratégia é reutilizar componentes de software. Se sua organização ainda não tem uma arquitetura de componentes, aproveite a oportunidade e comece a construí-la.
d. Lei do menor esforço: Projetos cujos objetivos possam ser atingidos com pouco esforço são boas escolhas. Uma boa prática é a realização de reuniões mensais, entre as áreas que demandam novos projetos, para analisar processos de negócios e identificar quais deles podem ser melhorados e trazer benefícios para o negócio com a aplicação de tecnologia.
e. Baixo risco: Geralmente os projetos que exigem pouco esforço são também os de menor risco. Aproveite as reuniões mensais de análise e avaliação dos processos de negócios para identificar os riscos. A tendência é de que os riscos estejam próximos de zero e isso, é muito importante pois, em época de crise temos menos espaço para erros e retrabalhos.
f. Alto payback: Embora a escolha dos projetos não seja feita estritamente com base no ROI – Return on Investment, ele continua importante para qualquer organização privada do mundo capitalista. Portanto, escolha projetos cuja relação custo versus benefício seja superior ao custo de oportunidade oferecido pelo mercado no período.
2. Formar a equipe certa
Gerente é o profissional que é pago para conseguir obter resultados por meio do trabalho das pessoas. Em tempos difíceis você deve formar equipes que tenham habilidades e competências para encurtar o caminho e aumentar a velocidade do projeto. Dê preferência a:
a. Pequenas e focadas: Equipes pequenas e altamente focadas são geralmente as mais produtivas e bem sucedidas. Escolha pessoas altamente especializadas no domínio do negócio objeto do projeto, que sejam polivalentes em relação à tecnologia envolvida e com capacidade para trabalhar em várias tarefas concorrentemente.
b. Comportamento positivo: Uma equipe pequena e focada deve criar um ambiente positivo de cooperação, colaboração e confiança. Escolher pessoas que tenham capacidade de trabalhar como um time é imperativo para o sucesso do projeto e em tempos difíceis mais ainda.
c. Talentos complementares: Além das especializações, as pessoas que formam a equipe do projeto devem ter talentos e perfis que se complementam. Isto permitirá que você forme equipes com baixo grau de dependência entre os membros participantes e reduza o risco pela falta inesperada de algum deles.
3. Abordagem correta
Obter resultados rápidos, com baixo orçamento e poucos recursos não nos permite erros. Não haverá tempo para retrabalhar o que saiu errado e recuperar o tempo e o custo perdido. Algumas abordagens são recomendas:
a. Puxe e não empurre: Uma das técnicas mais eficientes para atingir objetivos do projeto é orientar sua execução fixando a data limite de conclusão e planejar o projeto de traz para frente.
b. Use restrição de tempo: Use o fator tempo como restrição. Defina um prazo não superior a, digamos, duas semanas, para produzir os entregáveis de uma atividade ou fase do projeto.
c. Adote pacotes de transferência: Crie pacotes para cenários que produzam um resultado do sistema e defina estes pacotes como entregáveis. Cada pacote pode ser especificado, projetado, implementado e implantado independente do sistema estar todo pronto. Cuide para que cada pacote tenha no máximo de 6 a 8 casos de uso. Se tiver mais casos, crie mais cenários subdividindo-os. É uma excelente estratégia.
d. Oriente para o resultado: Gerencie o projeto pelos entregáveis. Crie a WBS – Work Breakdown Structure por entregáveis e defina os milestones ao final de cada pacote de transferência.
e. Seja transparente: Como os projetos são de curto prazo, mantenha a informação do projeto sempre atualizada e distribua o relatório de posicionamento semanalmente.
Sobre o autor:
Ivan Fonseca é sócio-diretor da NF Consultores, responsável pelas boas práticas de consultoria e projetos. É mestre em computação e especialista em engenharia de software. É também professor universitário e de cursos de pós-graduação em aplicação da tecnologia à gestão de negócios. Regularmente ele escreve para diversos sites e revistas especializadas..
e-mail do autor: ivan.fonseca@nfcon.com.br
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