Eliminadores de Falsas Certezas
Autor:
THOMAS CUTTING, PMP
Você parte para seu vôo bem antes do programado. O trânsito está tranqüilo e você chega, sem pressa, ao aeroporto. No caminho até o balcão você sorri para si mesmo ao perceber pessoas frenéticas correndo em direção à fila ou observando, em pânico, as telas que anunciam as decolagens. Sendo o santo que você é, até deixa uma mãe com uma criança gritando passar sua frente na fila, orando silenciosamente para que elas não estejam no seu vôo.
O atendente sinaliza para você avançar e você, confiante, entrega-lhe o seu bilhete. Lendo o seu crachá você sorri e diz: "Bom dia, William." Ele olha de relance o bilhete, olha rapidamente para você e verifica novamente o documento antes de chamar um gerente. Enquanto o gerente analisa o documento, você surpreende William olhando fixamente para você com um sorriso triunfante, mas ele rapidamente se volta para outro lado.
"Senhor", diz o gerente, "você estava ciente que este bilhete era de ontem?" Seu senso de confiança se mostra falso … e pensar que seu dia estava indo tão bem. Felizmente, William está muito ocupado ajudando o próximo cliente para perceber sua face transtornada.
Chame de paranóia, mas toda vez que eu tenho uma forte onda de certeza eu fico nervoso. Parece que não importa quantas vezes eu verifique o progresso do projeto, algo terrível sempre aparece para arruinar o meu dia, como quando:
- O fornecedor prometeu a realocação de um competente gerente de projeto para um grande projeto do cliente. Durante a reunião de substituição, a aparente falta de conhecimento do novo gerente gerou dúvidas. Após questionamentos, o novo gerente admitiu nunca ter gerenciado um projeto antes; nunca recebeu treinamento em gerenciamento de projetos; e ninguém disse a ele que a sua nova posição incluiria gerenciamento de projetos.
- A equipe de desenvolvimento da interface final do processo está há semanas dentro do prazo para os testes. A cada reunião de status, eles reafirmam que estarão prontos em 28/06. Em 28/06, eles orgulhosamente anunciam que concluíram a interface … desenho da solução.
- A equipe de suporte confirmou que os backups estão sendo realizados durante a noite. Eles até disseram ao gerente de projeto para parar de repetir tantas vezes essa pergunta tão estúpida. Afinal, eles são profissionais e sabem o que estão fazendo. Um mês após a implantação o sistema apresenta uma falha. Sem problemas. As fitas são acionadas para realizar a restauração, quando se descobre que os backups nunca foram realizados completamente.
Como você se mantém calmo diante de uma sensação de falsa certeza? Sugiro a você: ELIMINE-A
Mude as perguntas
O gerente do projeto tratando com os "profissionais" da equipe de suporte, perguntou, a ponto de irritá-los, se os backups estavam sendo realizados. Ele deveria fazer outras perguntas que resultassem em uma resposta diferente. "Quem está realizando os backups?" "Quando eles ficam prontos?" "Quantas fitas estão envolvidas?" "Quanto tempo leva?"
Para o problema da interface, um simples "O que estará pronto em 28/06?" pode descobrir um problema sério.
Mesmo que fosse um projeto a preço fixo, pedir o currículo do gerente de projeto substituto teria poupado tempo e esforço.
Insista em provas
Para garantir que o projeto se mantenha no prazo você precisa de fatos, e não promessas. Um desses fatos é obter da equipe que executa o trabalho qual o real tempo gasto e as estimativas para concluir. Minimamente, esses dados podem ser coletados ao nível de atividade, mas preferencialmente por tarefa. Esta providência mostrará tendências antes que se tornem problemas.
Faça a equipe de suporte apresentar os tempos de processamento e registros de conclusão de execuções bem-sucedidas. Verifique com os usuários finais, para assegurar o sucesso do processamento. Verifique o sistema on-line, você mesmo, para se certificar que as mudanças foram implementadas.
Ouça o que não é dito
À medida que você começa mudando suas perguntas e insistindo em evidências pode haver longas pausas ou desculpas obscuras. Normalmente o que é omitido é tão importante como aquilo que é dito. Comece por dizer "Portanto, o que eu estou ouvindo é…", e reafirme o que eles disseram. Depois, siga com "Você pode confirmar então que …" para clarificar o que você não os ouviu dizer.
"Vamos substituir o GP atual por um outro" deveria ser seguido por "Você pode confirmar que o GP terá experiência igual ou maior?"
Para o gerente de desenvolvimento, reitere o que ele disse, "O teste unitário do programa será realizado no ambiente de desenvolvimento em 28/06."
Aprenda com os erros anteriores
O ditado "gato escaldado tem medo de água fria" aplica-se tanto aos seus erros quanto às lições aprendidas de outros gerentes de projeto. Analise os resultados de projetos similares e pergunte a outros gerentes de projeto sobre os membros da equipe que trabalhará com você.
Otimismo com informação é muito mais confiável do que falsa certeza. Mantenha o controle dos detalhes e você não perderá o seu vôo.
Sobre o autor:
Thomas Cutting, PMP é gerente de projeto, palestrante, autor e fundador da “Cutting’s Edge”. Seu blog www.CuttingsEdgePM.blogspot.com proporciona experiências mundiais e lições aprendidas para a comunidade mundial de gerenciamento de projetos.
e-mail do autor: thomas@cuttingsedge.com
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